PowerPoint-Rhetorik

3 Entwurf von PowerPoint-Präsentationen

Wie im Kap. 1 – Einleitung - bereits ausgeführt, können wir beim Entwurf von PowerPoint-Präsentationen rhetorische Prinzipien anwenden:

Dazu gehören eine überzeugende Gliederung der Präsentation und eine publikumswirksame Ausarbeitung, die Herz und Verstand anspricht.

Vor allem darf sich der Vortragende nicht hinter seinen Folien verstecken; er muss auch sich selber präsentieren und dafür den Beamer ausschalten Folien und Vortragende müssen gleichberechtigte Partner sein und in einem ausgewogenen Verhältnis stehen und geplante Schwerpunkte haben, d.h. in einer Art Inszenierung zusam­men­wirken.

Dies lässt sich am einfachsten erreichen, wenn wir die Welt der Medien einbeziehen. Eine PowerPoint-Präsentation hat einige Gemeinsamkeiten mit Film oder Fernsehen. Folglich kann man auch eine Präsentation in Szenen gliedern wie beim Film üblich [1]. Dort wird eine Szene gezeigt – Schnitt – dann die nächste – Schnitt – usw. Auch eine Präsentation gliedert sich in Abschnitte, die selten aus nur einer einzigen Folie bestehen. Die Einteilung in Szenen liefert ein zusätzliches Hilfsmittel: das Drehbuch für den Entwurfs­prozess.

Steuerung der Aufmerksamkeit

Soll die Aufmerksamkeit auf den Redner gerichtet werden, muss der Beamer abgeschaltet werden.
(Fahren Sie mit der Maus über das Bild.)

 

3.1 Kernideen und Kernaussagen

Eine erste Konsequenz aus der Analysephase (Kap. 2 - Ziele, Zielgruppen und Vorgehens­weise) ist die Formulierung der wichtigsten Erkennt­nisse, das Herausschälen der Kernideen. Es geht darum, kurz und prägnant zu beschreiben, worauf es bei dem erwarteten Publikum ankommt und welche der eigenen Ziele erreicht und vermittelt werden können.

Jeder Vortragende muss sich darüber im Klaren sein, dass dem Publikum von seiner Präsen­tation nur sehr wenig im Gedächtnis haften bleiben wird. Man erinnert sich viel­leicht an ein eindrucksvolles Bild der Präsentation oder an eine nette Anekdote, die der Vortragende zum Besten gegeben hat.

Der Vortragende muss also festlegen, an welches Detail der Präsentation sich das Publikum erinnern soll. Dazu müssen die Kernideen zu einer Art Leitmotiv oder Kernaussage zusam­mengefasst werden, die dann zur Grundlage der Präsentation wird. Ausführlich ist diese Vorgehensweise bei Garr Reynolds [2] beschrieben.

3.2 Der Präsentationsentwurf

Die klassische Rhetorik beschreibt, wie eine Überzeugungsrede aufgebaut ist. Es liegt also nahe, diese Regeln und Vorgehens­weisen beim Entwurf einer überzeugenden PowerPoint-Präsentation anzuwenden.

Beim eigentlichen Entwurf der Präsentation lassen sich zwei Schritte verfolgen. Zunächst wird eine Gliederung überlegt. Dabei können wir auf Grundsätze der Rhetorik zurückgrei­fen.

Der darauffolgende medienorien­tierte Schritt lehnt sich an das Vorgehen bei der Film- oder TV-Produktion an. Das Thema wird in Szenen eingeteilt und in einem Drehbuch werden Folienskizzen, Texte und Hin­weise zur Kommunikation festgehalten.

3.2.1 Gliederung und Argumentation - Der rhetorische Ansatz

In der Rhetorik wird eine Rede in mehrere Abschnitte eingeteilt (Wikipedia [3]). Für eine Präsentation sind dabei folgende Abschnitte interessant:

Die rhetorische Gliederung einer Rede hat Hellmut Geißner [4], [5] modernisiert. Er führt den „Fünfsatz“ ein mit insgesamt sieben Varianten, der sich auch für Präsentationen eignet.
Der Fünfsatz besitzt folgenden Aufbau:

 Aufbau Fünfsatz

Die typische Gliederung für einen Vortrag besteht aus Einleitung, Hauptteil und Schluss.

  1. Einleitung
  2. Hauptteil
  3. Schluss

Wir sehen uns nun einige Beispiele für Fünfsätze an. Einleitung und Schluss sind dabei immer gleich. Der Hauptteil wird an vier Beispielen dargestellt:

Bei der Meinungsrede wird der Sachverhalt geschildert, danach die Zielvorstellung erläutert und ein Lösungsweg aufgezeigt.

 Meinungsrede

Eine ausführliche Beschreibung und weitere Beispiele für Fünfsätze finden Sie im E-Book zur PowerPoint-Rhetorik:

 

Zum E-Book

3.2.2 Szenen und Drehbuch - Der medienorientierte Entwurf

Eine PowerPoint-Präsentation hat – wie bereits erläutert - Gemeinsamkeiten mit den Medien-Ereignissen Film oder Fernsehen. Folglich gliedern wir auch eine Präsentation in Szenen wie beim Film [1]. Als Hilfsmittel für den Entwurfs­prozess bietet sich ein Drehbuch an. Mehr oder weniger automatisch ergibt sich je eine Szene für Einleitung und Schluss.

Legt man für den Hauptteil der Präsentation eine der Gliederungen nach dem Fünfsatz zu Grunde, ergibt sich für jeden Denkschritt eine Szene. Wie bei der Filmszene gehört auch bei der Präsen­ta­tion die Sprache zur Erläuterung der Folien dazu und die Körpersprache des Vortragenden z.B. beim Erzählen einer passenden Geschichte oder bei der Kommunikation mit dem Publikum.

Ein Beispiel

Als Beispiel betrachten wir eine Kurzpräsentation mit dem Titel „Spannende PowerPoint-Präsentation – aber wie?“. Als Gliederung wird der Fünfsatz der Meinungsrede verwendet:

  1. Einleitung
  2. Situation und Motivation
  3. Ziel
  4. Lösung
  5. Schluss

Zunächst arbeiten wir wie in Kap. 2.2 – Grafische Verfahren für die Stoffsammlung - dargestellt nur mit Papier und Bleistift. In dieser kreativen Phase ist ein computergestütztes Werkzeug wie Power­Point nur hinderlich. Ein Regenbogen etwa, den man sich vorstellt, um eine Aussage zu verbildlichen, lässt sich mit zwei Bleistiftstrichen skizzieren, mit PowerPoint braucht man dafür schon ein respektables Werkzeugarsenal. Die Betonung liegt dabei auf skizzieren, nicht auf der druckreifen Herstellung einer Folie.

Als erstes entwer­fen wir eine Mind-Map.

Mind-Map Entwurf

Daraus erstellen wir das Drehbuch. Folien werden nur skizziert. Texte werden neben die Folien geschrieben, zusätzliche Ideen ebenfalls notiert.

Mind-Map Entwurf

Der Drehbuch-Entwurf wird am PC in eine Tabelle übertragen, die folgende Spalten enthält:

kopf der Drehbuch-Tabelle

Die „Reinschrift“ sieht dann folgendermaßen aus:

Drehbuch-Tabelle Seite 1

 

Drehbuch-Tabelle Seite 2

 

Drehbuch-Tabelle Seite 2

 

Drehbuch-Tabelle Seite 3

 

Drehbuch-Tabelle Seite 4

 

Drehbuch-Tabelle Seite 4 Fortsetzung

 

Drehbuch-Tabelle Seite 5

 

Eine ausführliche Beschreibung dieses Drehbuchs finden Sie im E-Book:

 

3.3 Der Vortrag und die Begleitdokumentation

Nun haben Sie also Ihre Kernaussagen ans Publikum gebracht. Was aber ist mit den noch fehlenden wichtigen Informationen? Bringen Sie die in die Begleitdokumentation, die „handouts“ und legen Sie dort alle in der Präsentation behandelten Punkte ausführlich dar.

Wenn Sie mit Ihrer Präsentation Interesse geweckt haben, dann schauen Ihre Zuhörer auch in die Handouts. Dort lassen sich dann ohne irgendeine Zeitbeschränkung Details und komplexe Zusammen­hänge nachlesen und verstehen.

Die Handouts dürfen aber auf gar keinen Fall aus den ausgedruckten Folien bestehen, son­dern müssen das präsentierte Thema detailliert und exakt darstellen.

Die Dokumentation einer Präsentation besteht demnach aus den drei Teilen Reynolds [2]:

3.3.1 Folien

Die Folien sind ausschließlich zum Präsentieren da; sie eignen sich prinzipiell nicht als Begleitdoku­mentation. Aufgabe des Vortrags kann es nicht sein, alle Details und Facetten eines Themas ausführlich darzustellen. Der Vortrag muss sich daher auf Kernaussagen kon­zen­trieren, die mit aussagekräftigen Folien illustriert werden. Wird das Publikum animiert, sich mit dem Vortragsthema näher zu beschäf­tigen, kann es die Details in der Begleitdoku­mentation nachlesen.

Folien sollen den mündlichen Vortrag veranschaulichen, nicht ersetzen. Daher sind Folien übersicht­lich und einprägsam zu gestalten. Insbesondere zu viel Text ist Gift für dieses Ziel.

3.3.2 Begleitdokumentation

Alle Details, die eine Folie überfrachten, können in eine schriftliche Ausarbeitung aufge­nom­men wer­den, die als Handouts den Vortragsteilnehmern zur Verfügung gestellt wer­den. Auch wenn der Auf­wand für die Erstellung dieser schriftlichen Ausarbeitung ähnlich hoch ist wie die Folienerstel­lung, gehört es zu einem guten Vortrag einfach dazu.

Abdrucke der Folien im Format DIN A4 oder als Noti­zenansicht sind eine weit verbreitete Unsitte. Mit derartigen „Ausarbeitungen“ kann ein Teilneh­mer spätestens nach einer Woche nichts mehr anfangen, weil ihm der erläuternde Text fehlt.

3.3.3 Vortragsnotizen

Der Nachteil bei nach diesen Grundsätzen gestalteten Folien ist, dass sie dem Vortragenden möglicher­weise zu wenig Stichworte liefern. Diese Stichworte und weitere Vortragseinzel­heiten gehören in die Notizenansicht, wo sie möglichst groß und übersichtlich angeordnet werden sollten. Optimal ist es, wenn der Vortragende bei der Präsentation diese Notizen­ansicht sieht und das Publikum die Folien.

3.4 Ein Appell

PowerPoint-Präsentationen bieten die Chance, Bild und Sprache so zu kombinieren, dass einerseits das Publikum leichter überzeugt werden kann, anderseits die Erinnerung an die Präsentation – also an den Vortragenden, seine Folien und sein Thema ganz erheblich verbessert wird. Der Mensch denkt assoziativ. Erinnert min sich an ein Bild auf einer Folie, dann erinnert man sich auch an den Vortragenden, an die Geschichten, die er erzählt hat und an seine Ideen.

Wenn eine PowerPoint-Präsentation diese Wirkung erzielen soll, muss sie jedoch bestimmte Bedingungen erfüllen. Folien und Vortragende müssen gleichberechtigte Partner sein und in einem ausgewogenen Verhältnis stehen, geplante Schwerpunkte haben, d.h. in einer Art Inszenierung zusammenarbeiten. Dies lässt sich am einfachsten erreichen, wenn die Präsen­tation mit Hilfe eines Drehbuchs wie etwa beim Film entworfen und realisiert wird.

Ein ausführliches Literaturverzeichnis zum Kapitel 3 finden Sie im E-Book zur PowerPoint-Rhetorik.