PowerPoint-Rhetorik

2 Ziele, Zielgruppen und Vorgehensweise

Wenn ich eine Präsentation plane, muss ich mir zunächst einmal überlegen, was ich damit erreichen will, also mir meine Ziele überlegen. Die Situation ist doch folgende: ich stehe da mit Notebook und Beamer und mir gegenüber sitzt das Publikum. Die Frage ist, was will ich eigentlich und was erwarten „die“ von mir. Und wenn ich weiß, was ich will – wie bringe ich das 'rüber?


Vortragender und Publikum

Das ist das Thema dieses Kapitels. Zur Beantwortung der Fragen gibt es eine Reihe von Hilfsmitteln und Techniken, einfache und komplexe, je nachdem wie wichtig das Ergebnis der Präsentation ist. Zunächst einmal ein Überblick.

Die Phase inventio, in der es in der Rhetorik um Vorüberlegungen und das Finden von Argumen­ten geht, würde man heute als Brainstorming oder Stoffsammlung bezeichnen. In der Rhetorik steht hier die „Topik“ (Wikipedia [1]) im Vordergrund, eine Technik zum Finden verwertbarer Ideen.

Das einfachste Verfahren ist nach [2] die Fragenkette:
wer,
   was,
     wo,
       wodurch,
         warum,
           wie, auf welche Weise,
            wann?

wer : Die Analyse der Zielgruppe

Wen will ich erreichen,
wie sehen die Zuhörer / mein Publikum im Einzelnen aus.

Neben der Definition der Ziele und der Analyse der Zielgruppe werden in dieser Phase aber auch Über­legungen zur Argumentation und Vorgehensweise angestellt, die an die Zielgruppe angepasst werden müssen. Last not least müssen die Rahmenbedingungen der Präsentation durchleuchtet werden.

wodurch, auf welche Weise : Die Auswahl der Mittel

Welche Argumente verwende ich,
wie detailliert dürfen meine Ausführungen sein,
welches Vokabular, welche Fachbegriffe kann ich benutzen,
mit welchen Ideen suche ich zu begeistern,
gibt es Gemeinsamkeiten, auf die ich aufbauen kann.

wo, wann : Überlegungen zu Organisation und Technik

Wie sieht der Vortragsraum aus,
welche technische Ausstattung steht zur Verfügung,
wie sieht die Zeitplanung aus,
welche Unterlagen (Handouts) stelle ich zur Verfügung,
welche Backup-Maßnahmen sind vorzusehen.


2.1 Grafische Verfahren für die Stoffsammlung

Die Stoffsammlung, die sich aus der Fragenkette ergibt, lässt sich mit Hilfe grafischer Verfahren unterstützen, wie Mind-Mapping, Jackson-Diagramme oder Visuelles Denken.

In dieser kreativen Phase halten wir unsere Ideen am besten mit Papier und Bleistift fest. Das hängt damit zusammen, wie wir denken und wie wir am besten wichtige Gedanken ohne Aufwand festhalten können. Dazu folgende Skizze:

Ideen sammeln


Schauen wir einmal, wie der Mensch denkt: Auch wenn wir stark konzentriert einen Vortrag verfolgen, gibt es parallel dazu, Gedanken, die hin- und herspringen, z. B. „habe ich heute morgen die Kaffeemaschine ausgeschaltet?“; „furchtbar wie der Vortragende lispelt“; „dieser Satz war gut, den muss ich mir merken“ …

Wenn ich über ein Thema etwas vortragen oder präsentieren soll, dann sollte ich mich zurücklehnen, meinen Gedanken freien Lauf lassen und das Wichtigste notieren z.B. als Mind-Map oder auch als Strichmännchen-Skizzen mit Papier und Bleistift. Natürlich kommen auch andere Medien infrage wie die gute alte Tafel, das Whiteboard oder das Flip Chart.

Auf keinen Fall sollte ich aber den Computer benutzen: das Sitzen vor der Tastatur und das Starren auf den Monitor würgt die Kreativität ab. Die folgenden Techniken unterstützen die kreative Phase.

2.1.1 Mind Map

Eine Mind-Map (Wikipedia [3]) ist ein grafisches Verfahren zum Sammeln und Strukturieren von Gedanken und Informationen. Eine Mind-Map wird nach bestimmtem Regeln am besten mit Papier und Bleistift entworfen. Eine praktikable Einführung dazu hat Ingemar Svantesson [4] geschrieben.

Die Situation aus Bild "Ziele und Zielgruppen" lässt sich als Mind-Map wie folgt darstellen:

Mind-Map für Ziele und Zielgruppen

2.1.2 Jackson-Diagramme

Jackson-Diagramme sind Baumdiagramme, die um die Elemente „Verzweigung“ und „Wiederholung“ erweitert wurden. Sie eignen sich besonders für den Top-Down-Entwurf. Die Phase der Stoffsammlung wird hier als Jackson-Diagramm dargestellt.

Das Diagramm wird von oben nach unten und links nach rechts durchlaufen, wobei das Zeichen in der rechten oberen Ecke der Kästchen eine Sonderbehandlung anzeigen: o für eine Auswahl und * für eine Wiederholung.

In einem Beispiel wird die Phase der Stoffsammlung, d.h. das Kap. 2, als Jackson-Diagramm dargestellt.

Ablauf der Stoffsammlung

Das Diagramm wird wie folgt gelesen:

Für die Stoffsammlung ist ein Verfahren auszusuchen und für die Ermittlung der Ziele und die Analyse der Zielgruppe durchzuführen. Danach sind die Mittel auszuwählen, die eingesetzt werden sollen. Und letztendlich sind Aktivitäten erforderlich zur Klärung von organisatorischen und technischen Einzelheiten.

Als Verfahren gibt es die Alternativen

2.1.3 Visuelles Denken (Visual Thinking Theory)

Sehen - unser Gesichtssinn – ist stets mit Denken verbunden. Wenn wir Bilder sehen oder skizzieren wird automatisch das Denken angestoßen:

„Somit geht die visuelle Wahrnehmung weit über das reine Aufnehmen von Informationen hinaus.“ (Wikipedia [4])

Dies lässt sich ausnutzen, um Analysen mit grafischen Verfahren zu unterstützen.

Das Visuelle Denken ist ein formatfreies Verfahren von Dan Roam [6], mit dem Schritt für Schritt eine Aufgabenstellung mit Hilfe von sehr einfachen Skizzen gelöst wird. Man benö­tigt dafür lediglich „einen Stapel Servietten und einen Filzstift“ [6], S. 130. bzw. Papier und Bleistift. Damit das Zeichnen nicht zum Problem wird, wird es gelöst durch Rückfüh­rung auf wenige Grundformen, die jeder beherrschen kann, wie Kästchen, Kreise und Pfeile, also Symbole wie sie in Blockdiagrammen vorkommen. Die Darstellung von Menschen wird durch Strichmännchen realisiert [7].

Um das Nachdenken über die diversen Eigenschaften eines Objektes zu unterstützen machen wir eine oder mehrere Skizzen des Objekts.

Ein Beispiel: Wir untersuchen wir den Einfluss der Gruppe der PC-Techniker eines Unternehmens auf die Geschäftsleitung. Was passiert, wenn z.B. neue PCs beschafft werden sollen?

Dazu wird zunächst ein Organigramm des Unternehmens gezeichnet(Bild 6). Damit haben wir ein Bild von der Aufbauorganisation. Uns interessiert aber auch die informale Organisation, d.h. wer mit wem Beziehungen hat, insbesondere welchen Einfluss die Gruppe der PC-Techniker auf die Geschäftsleitung hat.

Aufbauorganisation


Das veranschaulicht die Ergänzung der Ablauforganisation um die Verbindungen, die es in der „informalen Organisation“ gibt:

Informale Organisation

2.2 Analyseverfahren

Ausführliche Informationen zu den Analyseverfahren, bestehend aus den Kapiteln

finden Sie im E-Book zur PowerPoint-Rhetorik.

2.4 Die Auswahl der Mittel

Die mit der Zielgruppenanalyse gewonnenen Erkenntnisse können nun mit den eigenen Informationen und Überzeugungen verglichen werden. Wo sind die Schnittstellen zu den Zuhörern, wo ist eine gemein­same Basis.

Welche gemeinsamen Interessen gibt es? Welches Vokabular und welche Fachbegriffe kann ich als Vor­tragender benutzen? Wie detailliert dürfen meine Informationen sein - Detailinfos für Expertenrunden, allgemeine Infos für „bunt gemischte“ Gruppen oder Anfängergruppen.

Der Vortragende muss, ganz im Sinne der klassischen Rhetorik, nach einer Argumentation suchen, die für alle verständlich ist. Er muss weiterhin versuchen, auf alle Zuhörergruppen einzugehen.

Ausführliche Informationen zu diesem Kapitel, bestehend aus

finden Sie im E-Book zur PowerPoint-Rhetorik.

2.5 Organisation und Technik

2.6 Literatur zum Kapitel 2

Ausführliche Informationen zu den Kapiteln Analyseverfahren und Organisation und Technik sowie ein ausführliches Literaturverzeichnis finden Sie finden Sie im E-Book zur PowerPoint-Rhetorik.

 

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